一般人所稱的「存證信函」，其實乃郵局存證信函的簡稱，顧名思義可說是一種具有保存證據效力的函件或書 信。所謂「存證信函」，就是經過郵局來證明發信日及發信內容為何的一種證明函件，達到告知義務的效果。其實存證信函最大的用途在於通知並警告對方，因此一 般人是不喜歡收到的！而存證信函需準備一式三份，其中郵局留存一份，以備日後萬一有訴訟或糾紛時可依此證明，此亦為郵局存證信函最重要的功能。

1. 存證信函是指藉由郵局證明信件內容及發信日期、收信日期的信件文書。
2. 存證信函僅能證明發信人在信中表達了一定的意思表示，而且收信者確實收到了信件。
3. 存證信函並不能夠代表發信者確實擁有信中敘述的權利，也不能夠代表收信者即負有信中所敘述或要求的義務。
4. 因為訴訟程序相當注重實質證據，書面證據的證明力比言詞證據的證明力要高出許多。因此寄存證信函主要的目的在於"確定曾經告知對方自己希望發生的法律效果"，以便將來雙方訴訟時，得提出存證信函作為訴訟證據。

（資料來源：台中市政府）