律師您好：                 我們家是5層樓的公寓，左鄰右舍都是20多年的老鄰居，大家對一樓的樓梯間都有共識停了機車、腳踏車，唯獨隔壁剛搬進來的房客有意見，對我們每一戶檢舉，工務局就來函，主旨如下： 該建築物住戶涉及違反公寓大廈管理條例第16條第2項規定情事，請於102年10月20日前改善完成或以書面向本局陳述意見，如未依規定辦理或屆期未陳述意見或陳述理由不正當者，本局得依公寓大廈管理條例等相關規定辦理，請    查照。 裡面有說：若於陳述意見期間屆滿前，已恢復原狀或改善者，請提供相關證明文件(例如改善完成照片)至本局公寓大廈管理科，以資憑辦。 那我除了附照片，相關證明文件要付什麼? 需要怎麼回文? 格式有規定要什麼嗎? 內容要怎麼打? 麻煩幫我解答，謝謝您!!